MANAJEMEN PROYEK
BIDANG IT & PENDIDIKAN
BLC Telkom Klaten
Senin, 1 September 2014. Kami peserta PKL di BLC Telkom Klaten mendapat ilmu baru tentang Manajemen Proyek Bidang IT & Pendidikan oleh mbah Suro Dhemit.
Materinya membahas tentang 4 Prinsip Umum Manajemen Proyek (POAC). Apa itu POAC ? Mari kita telusuri selanjutnya :D
Prinsip Umum Manajemen Proyek
George R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).
•Planning (Perencanaan)
•Organizing (Pengorganisasian)
•Actuating (Penggerakan)
•Controling (Pengendalian)
A. Planning (Perencanaan)
Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai
tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam
rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor)
maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep
planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-
masing.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.
B. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yangdilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadahorganisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural danfungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :
• menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
• membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
• mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalamkordinasinya.
Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun
fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui
mekanisme :
• koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
• koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
• koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).
C. Actuating (Penggerakan)
Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang
tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam
planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk
menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota
kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan
manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.
Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George
R. Terry, yaitu:
•Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam
kelompok atau organisasi menjadi penting.
•Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan
adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat
oleh pegawainya.
•Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh
pegawainya.
•Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam
penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya
sebagai bagian dari organisasi.
•Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh
sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.
•Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar
apayang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan
pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
•Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai
pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang
tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih
pembenaran atas keputusannya.
•Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain
menjadi naik emosinya.
•Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak
dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
•Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah
dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.
D. Controlling (Pengendalian)
Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan
sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling
terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana
pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum
(General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan
Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya
dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian
sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.
Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian,
kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain
itusecara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer
dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja
konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.
Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek
pelaksanaan rencana, antara lain adalah:
• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif
• Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)
• Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang
pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya.
Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan
pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Berikut Dokumentasi Kegiatannya :
